Job description
Nexus Staffing, cabinet de recrutement dynamique basé à Nairobi, recherche un(e) Assistant(e) Office Administrator pour renforcer son équipe administrative. Sous la responsabilité du Responsable des Opérations, vous serez le pilier central assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau, la coordination efficace avec les clients et le soutien aux équipes commerciales et comptables.
**Missions principales**
- **Gestion administrative du bureau** : accueil physique et téléphonique des visiteurs, organisation du planning interne, suivi du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures et du matériel de bureau.
- **Coordination client** : prise de rendez-vous, suivi des dossiers clients, préparation des devis et des contrats, réponse aux demandes d'information avec professionnalisme et réactivité.
- **Support à la comptabilité** : saisie des factures fournisseurs et clients, rapprochement bancaire, suivi des relances de paiement, préparation des rapports financiers mensuels en collaboration avec le service comptable.
- **Activités commerciales** : assistance aux équipes de vente dans la préparation des présentations, mise à jour du CRM, suivi des leads, participation aux campagnes de prospection et aux événements marketing.
- **Gestion des dossiers et archives** : classement physique et numérique, mise à jour des bases de données, garantie de la conformité aux exigences légales et internes en matière de conservation des documents.
- **Administration de projets** : suivi des échéances, préparation des comptes-rendus de réunion, coordination des actions entre les différents services, contribution à la rédaction des rapports d’avancement.
**Profil recherché**
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez le sens du service. Vous possédez une excellente communication écrite et orale en français et en anglais, ainsi qu’une bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des logiciels de gestion (CRM, ERP). Une première expérience (0 à 2 ans) dans un poste similaire, idéalement au sein d’une structure multisectorielle, vous a permis d’acquérir les bases de la comptabilité et de la gestion de projets. Vous êtes à l’aise avec les chiffres, avez le goût du travail d’équipe et savez gérer les priorités dans un environnement dynamique.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein, avec une rémunération attractive et des avantages sociaux.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe internationale, propice au développement de vos compétences.
- Des formations continues et des possibilités d’évolution vers des postes de coordination ou de gestion administrative senior.
- Un bureau moderne situé sur Ngong Road, facilement accessible par les transports en commun.
Rejoignez Nexus Staffing et participez activement à la performance opérationnelle de notre entreprise tout en développant votre carrière dans le domaine administratif. Nous attendons votre candidature avec impatience !
