Job description
Notre client, acteur reconnu du commerce d’appareils électroniques au cœur du quartier des affaires de Nairobi, recherche un(e) Représentant(e) Service Client & Administration pour renforcer son équipe administrative. Sous la responsabilité directe du Directeur Général ou du Responsable des Ressources Humaines, vous serez le premier point de contact des visiteurs, clients et partenaires, garantissant une expérience fluide et professionnelle à chaque interaction.
**Missions principales**
- Accueillir les visiteurs en personne, les orienter vers les services ou les interlocuteurs appropriés et veiller à leur confort sur les lieux.
- Gérer les demandes clients (téléphone, e‑mail, courrier, visites) : enregistrement, suivi et transmission aux équipes concernées afin d’assurer une résolution rapide et satisfaisante.
- Traiter les réclamations : écoute active, rédaction de rapports détaillés pour la direction et suivi jusqu’à la clôture complète du problème.
- Élaborer et envoyer les devis, en joignant les brochures et fiches techniques nécessaires, ainsi que la rédaction des certificats de calibration et des fiches de données.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, la distribution interne des informations et la rédaction de correspondances officielles (lettres, notes de service, mémos inter‑départements) en respectant la confidentialité.
- Organiser les rendez‑vous clients pour les équipes commerciales et techniques, confirmer les dates et préparer les dossiers nécessaires.
- Prendre en charge la rédaction et la diffusion des comptes‑rendus de réunions, livrés dans les 24 heures suivant chaque séance.
- Superviser le personnel de messagerie et veiller à la propreté et à l’hygiène des locaux.
- Tenir à jour les registres administratifs : suivi des demandes et devis fournisseurs, registre des messages du Directeur Général, suivi des appels d’offres, pré‑qualifications et nouveaux projets.
- Classer et archiver les dossiers de façon méthodique, garantissant un accès rapide et sécurisé à l’information.
**Profil recherché**
Vous êtes doté(e) d’excellentes compétences relationnelles, d’un sens aigu du service et d’une grande rigueur administrative. Vous avez au moins 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la distribution ou de la vente d’équipements techniques. Vous maîtrisez les outils bureautiques (MS Office, suite Google) et les systèmes de gestion de courrier électronique. Vous êtes capable de travailler sous pression, de prioriser les tâches et de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision.
**Compétences clés**
- Communication écrite et orale irréprochable
- Gestion de la relation client et résolution de problèmes
- Organisation, classement et archivage documentaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des plateformes de messagerie
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe et à coordonner différents services
- Sens du service et orientation résultats
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, basé dans les locaux modernes du centre‑ville de Nairobi
- Un salaire compétitif avec des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, transport)
- Un environnement de travail dynamique où l’esprit d’équipe et le développement professionnel sont encouragés
- Des opportunités de formation continue et d’évolution de carrière au sein d’une entreprise en pleine croissance.
Si vous êtes motivé(e) par le contact client, l’efficacité administrative et souhaitez rejoindre une équipe ambitieuse, postulez dès maintenant et contribuez au succès de notre client leader du marché des appareils électroniques.
